Sabia que o XML é um documento fiscal e que deve ser armazenado pelas empresas?
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- Categoria: Notícias e artigos
- Publicado em Sexta, 19 Julho 2013 15:18
A empresa é obrigada a guardar a NF-e pelo período previsto na legislação. Ela pode armazenar esses arquivos em banco de dados?
A NF-e é o arquivo XML assinado digitalmente agregado com a sua respectiva autorização de uso. Esses elementos é que devem ser armazenados, no mesmo formato que foram transmitidos e autorizados.
A manutenção das informações em banco de dados é decisão do contribuinte. Esses bancos de dados são importantes para as questões operacionais da empresa, mas não substituem a obrigação da guarda do XML da NF-e.
Em caso de sinistro ou perda do arquivo eletrônico das NF-e, seriam estas disponibilizadas para recuperação por parte da SEFAZ ou SRF?
Não. Da mesma forma que a guarda das Notas Fiscais em papel fica a cargo dos contribuintes, também a cargo destes ficará a guarda dos documentos eletrônicos. Ressalte-se que os recursos necessários para a guarda do documento digital, incluindo backup, têm um custo muito inferior do que a guarda dos documentos físicos, permitindo ainda a rápida recuperação do arquivo e suas informações.
As empresas (emitentes e destinatárias) deverão guardar algum tipo de documento (NF-e ou DANFE)?
A regra geral é que o emitente e o destinatário deverão manter as NF-e em arquivo digital pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, devendo ser apresentadas à administração tributária, quando solicitado. Assim, o emitente deve armazenar apenas o arquivo digital.
No caso da empresa destinatária das mercadorias e da NF-e, e que seja emitente de NF-e, ela não precisará guardar o DANFE, mas apenas o arquivo digital recebido.
Caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NF-e, poderá, alternativamente, manter em arquivo o DANFE relativo à NF-e da operação pelo prazo decadencial estabelecido pela legislação, devendo ser apresentado à administração tributária, quando solicitado.
Reforçamos que o destinatário sempre deverá verificar a validade e autenticidade da NF-e e a existência de Autorização de Uso da NF-e, tenha ele recebido o arquivo digital da NF-e ou o DANFE acompanhando a mercadoria.
É correto afirmar que, como a Secretaria da Fazenda já recebe a NF-e, a empresa emitente não mais precisa guardar a NF-e?
Não. O emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital as NF-es pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais. Quando solicitado, deverão apresentar os arquivos digitais à administração tributária.
Caso o destinatário (comprador) não tenha condições de receber o arquivo digital, deverá armazenar o DANFE pelo prazo decadencial.
Considerando que a Secretaria da Fazenda já recebe a NF-e, seria correto afirmar que as informações da NF-e não precisarão ser mais fornecidas ao Fisco na entrega de arquivos de escrituração eletrônica?
Não. As obrigações acessórias a que os contribuintes estão sujeitos deverão contemplar também as informações já transmitidas por meio da Nota Fiscal Eletrônica.
Com a implantação progressiva da NF-e, bem como os demais subprojetos do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) - Escrituração fiscal e Escrituração Contábil digital -a tendência é que, futuramente, estas informações já estejam todas contempladas nos diversos módulos do sistema. Até a efetiva implantação destes módulos, as informações continuam devendo ser fornecidas ao Fisco conforme legislação em vigor.